Publicada Instrução Normativa DREI nº 79/2020

Ontem (15/04), foi publicada a Instrução Normativa DREI nº 79/2020, que “dispõe sobre a participação e votação a distância em reuniões e assembleias de sociedades anônimas fechadas, limitadas e cooperativas”. A regulamentação vem em boa hora, trazendo segurança jurídica para um método de realização de assembleia já utilizado por diversas companhias conforme previsto em seus estatutos sociais.

Consulte a íntegra da norma publicada clicando aqui.

Abaixo, uma compilação de perguntas frequentes disponibilizada pelo DREI:

1) A partir de agora, as reuniões e assembleias só podem ser semipresenciais ou digitais?

Não. Continua sendo possível a realização de reuniões e assembleias presenciais, que ocorrem em local físico e nas quais os acionistas, sócios ou associados só podem participar e votar se comparecerem ao referido local, pessoalmente ou por meio de representante. A Instrução Normativa nº 79, de 2020, não se aplica a elas.

2) Em uma reunião ou assembleia semipresencial ou digital, é obrigatório permitir tanto o envio de boletim de voto a distância quanto a atuação remota, via sistema eletrônico?

Não. É possível permitir ambas as formas de participação e votação a distância, mas também é possível permitir apenas uma delas, valendo destacar que essa informação deve constar do instrumento de convocação.

3) Uma sociedade anônima de capital fechado pode fazer uma assembleia digital?

Sim. As reuniões e assembleias semipresenciais e digitais podem ser realizadas por sociedades anônimas fechadas, limitadas e cooperativas. Para todos os fins legais, as reuniões e assembleias digitais consideram-se realizadas na sede da sociedade, de modo que não há afronta ao disposto no art. 124, § 2º, da Lei nº 6.404, de 1976, que regulamenta as sociedades por ações.

4) O fato de a reunião ou assembleia ser semipresencial ou digital altera as regras aplicáveis sobre convocação, instalação e deliberação?

Não. A reunião ou assembleia semipresencial ou digital deve obedecer às mesmas regras legais, contratuais e estatutárias sobre convocação, instalação e deliberação, conforme o tipo societário respectivo. Além disso, deve obedecer às regras específicas da Instrução Normativa nº 79, 2020, para: i) disponibilizar documentos e informações também por meio digital seguro; e ii) informar em destaque que a reunião ou assembleia será semipresencial ou digital, conforme o caso, indicando como poderá ser feita a participação e votação a distância.

5) O que se entende por “meio digital seguro” e “forma segura”, expressões constantes de parágrafos do art. 2º da IN DREI nº 79, de 2020?

Significa que os documentos e informações não devem ser acessíveis a toda e qualquer pessoa, de modo que sua disponibilização deve se restringir a quem possa acessá-los (por exemplo: acesso com login e senha).

6) A sociedade deve garantir que os acionistas, sócios ou associados consigam participar e votar a distância nas reuniões e assembleias semipresenciais e digitais?

Caso eles não consigam participar, a sociedade pode ser responsabilizada? A obrigação da sociedade é “adotar sistema e tecnologia acessíveis”, que ela própria poderá desenvolver ou contratar de terceiros, por exemplo. Por “sistema e tecnologia acessíveis” deve-se entender algo que pode ser facilmente utilizado por todos com equipamentos e recursos tecnológicos comuns (computador, smartphone, conexão à internet etc.). Se, por exemplo, a sociedade adotar sistema cuja utilização pelos acionistas, sócios ou associados exigir a aquisição de equipamentos especiais, de alto custo, o art. 2º, § 4º da instrução normativa será descumprido. Se, em contrapartida, a sociedade adotar sistema simples, cuja utilização exige apenas um computador e uma conexão à internet, ela não poderá ser responsabilizada caso um acionista, sócio ou associado não consiga acessá-lo por causa de problemas na sua máquina ou na sua rede.

7) Todos os acionistas, sócios ou associados que registrarem presença devem assinar os livros e as atas das reuniões e assembleias semipresenciais ou digitais de que participem?

Não. Os livros e atas podem ser assinados apenas pelo presidente e secretário da respectiva mesa do conclave. Nesse caso, caberá a eles certificar em tais documentos todos os acionistas, sócios ou associados que estiveram presentes.

8) O sistema eletrônico de que trata o art. 6º da IN nº 79, de 2020, deve permitir que os acionistas, sócios ou associados participem e votem usando recursos tecnológicos de áudio e vídeo?

Não. A participação e a votação remotas podem ocorrer por áudio, vídeo ou qualquer outro meio idôneo, como mensagens de texto, por exemplo. É importante, porém, que tudo seja explicado no instrumento de convocação (art. 2º, § 2º da IN).

9) Como deve ser estruturado o boletim de voto a distância? As sociedades devem seguir algum padrão ou modelo?

Não existe um modelo, contudo, a instrução normativa enumera as informações mínimas que o documento deve conter e que as sociedades devem observar. São eles: i) todas as matérias constantes da ordem do dia da reunião ou assembleia semipresencial ou digital a que se refere; ii) orientações sobre o seu envio à sociedade; iii) indicação dos documentos que devem acompanhá-lo para verificação da identidade do acionista, sócio ou associado, bem como de eventual representante; e iv) orientações sobre as formalidades necessárias para que o voto seja considerado válido.

10) É obrigatória a utilização de certificado digital emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil?

Não. A instrução normativa, em consonância com o § 2º do art. 10 da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, assegura que poderão ser utilizados quaisquer outros meios de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica